緊急連絡網が企業に必要な理由とは
ほとんどの企業が緊急連絡網を導入している理由は、災害やトラブルが発生した際に、社員とスムーズに連絡を取れるようにするためです。
もし、スムーズに連絡を取ることができなければ、安否の確認や業務上のトラブルに対して迅速な対処ができません。
社内で緊急連絡網を作成する4つのステップ
社内で緊急連絡網を作成するには、次の4つのステップがあります。
それぞれのステップを順番に見ていきましょう。
1：緊急連絡網の運用方法を決定
まずは緊急連絡網の運用方法を決定します。
緊急連絡網の発動条件として社内事故や自然災害などが該当します。災害の場合は「大雨警報が◯時間続いた場合」など具体的に定めておくことで、 スムーズな運用が可能です。社員のメールアドレスや携帯電話番号など連絡に必要な情報を収集しておきましょう。
2：社員の連絡先を収集してリスト化
社員の電話番号やメールアドレスといった連絡先を収集し、リスト化します。社内の部署や自宅エリアなど、共通性を持たせて分類するとよいでしょう。 緊急時には、どのような順番で連絡するか事前に決めておくと、スムーズに対処できます。
3：緊急連絡網の責任者を決定
緊急連絡網の運用責任者を1名決めておくことに加えて、責任者が対応にあたれないケースを想定して、 誰が代わりに指示を出すのかも決めておきます。代理人を複数名選出したうえで、優先順位も設定し、 スムーズに指示を出せる状態にしておくとよいでしょう。
4：緊急連絡網の周知
緊急連絡網を作成したら、従業員に周知します。何も連絡なしに急に安否確認を行うと不審がられる可能性もあります。
スムーズな安否確認ができるように「各部長から順次連絡が来る」「◯◯部からメールで一斉配信が来る」など、運用の流れを社員へも周知させましょう。
また緊急連絡網を運用する上で、社員の個人用携帯電話番号を利用する場合などは、個人情報取り扱いに関する注意事項もあわせて伝える必要があります。
【連絡手段別】メリットとデメリット
緊急連絡網は必要であるものの、運用方法によってメリットだけでなくデメリットもあります。
内容を直接伝えられる「電話番号」
直接本人と連絡をとれる方法が、電話連絡です。
電話に出てもらえれば、安否の確認がダイレクトで行えますし、業務の内容に関しても確認がしやすいです。
ただし、デメリットとして一人ひとりに発信していると時間がかかってしまいます。
一斉連絡が可能な「メールアドレス」
メールアドレスなら一斉に連絡を送ることができます。1回の送信内容に制限がなく、複数の確認事項も1通で知らせることができます。
ただし、緊急メールを送ってもすぐには気づかない可能性があったり、メールの設定によっては受信拒否設定により届かなかったりするケースも想定されます。
気軽に利用できるLINEなどの「SNS」
LINEならメッセージの送信後に、既読数も確認できます。また、部署単体でグループを作ることができ、一斉に安否確認ができるため効率的です。
しかし、社用のスマートフォンが用意されていなければ個人のアカウントを使う必要があります。
仕事とプライベートの使い分けをしたい人からは反対意見が出るかもしれません。
災害に強い「SMS」
SMSは携帯電話回線を経由した連絡方法のため災害発生時でも、使えないといったトラブルが発生しにくいです。
さらにSMSは重要な通知が多いため、メールよりも気付きやすい傾向にあります。
ただし、利用するSMSによっては制限があり長文が送れません。事前に制限に収まる定型文を決めておきましょう。
緊急連絡網をスムーズに運用する3つのポイント
緊急連絡網をスムーズに運用するための3つのポイントを紹介します。
連絡がつかない時の対処法まで検討しておく
災害時のトラブルやパニックに見舞われ、スムーズに連絡を取れない可能性があります。その場合の対処方法も検討しておきましょう。
誰でも分かる形で基準を設けることにより、もしもの対処法まで検討することができます。
万が一に備えてさまざまな対処法を考えましょう。
一斉連絡が可能なサービスを導入する
一斉連絡が可能なサービスを導入することで、スムーズに安否確認ができるようになります。
また、自社でゼロからシステムを構築するよりも簡単に運用を開始できるため、一定数の従業員を抱えている企業におすすめです。
たとえば、アクリートSMSアラートは安否確認に対しての返信内容をひと目で確認できるようになっており、返信確認や送達確認も可能です。
収集した個人情報は法律に従って管理する
従業員の個人情報は「個人情報保護法」に基づいて扱わなければなりません。
セキュリティソフトの導入や更新はもちろんのこと、情報の持ち出しについてのルールも作成しておきましょう。
情報漏洩対策をしておくことで、流出のリスクを下げることができます。
また、ビジネス用ではなくプライベート用の連絡先を使う場合は、事前に社員の了承を得ておきましょう。
緊急連絡網の作成に関するQ&A
最後に緊急連絡網の作成に関する疑問に回答していきます。
連絡先の提供を拒否されたらどうするか
中には連絡先の提供を拒否する人もいるかもしれません。
その場合、無理に聞き出そうとしてはいけません。なぜなら、連絡先の提供は個人の自由意志を尊重する必要があるからです。
そういった状況も考慮して、別の方法で安否確認ができないかも検討しておくとよいでしょう。
緊急連絡網を適切に運用できる体制を作ろう
この記事では緊急連絡網について紹介しました。緊急連絡網は災害時やトラブルの際に必須なものですが、運用方法を間違えると混乱を招く可能性もあります。
適切に運用できる体制をつくり、スムーズに連絡を取れるようにしましょう。
