ビジネスでの連絡手段としては、主に電話とEメールが挙げられるかと思います。
緊急性が高く、いち早く伝達内容を相手に知らせたいときは電話を使用し、口頭では説明しにくい内容やURLの添付が必要な場合はEメールを使用しているというように使い分けている方も多いでしょう。
しかし最近では、電話やEメールのほかにビジネスチャットやSNSのメッセージ機能、SMS（ショートメッセージサービス）といった便利なメッセージツールが使用されることも増えてきています。
| 電話（音声）の課題 | ・アウトバンドコール（営業電話）はTPOをわきまえることが難しい ・インバウンドコール（問い合わせ）は受け側の人員に限りがある ・コミュニケーションにおいて、必ず相手を占有する必要がある ・会話の内容の記録性が低い（企業側は録音で対応） |
| Eメールの課題 | ・利用者数の低下により、届かない、見てもらえない ・アドレスを複数持つことができるため、本人特定には向かない ・キャリアメールもMNP（モバイル・ナンバー・ポータビリティ）のたびに変更する等、変更の頻度が高く永続性に欠ける ・コミュニケーションの即時性が低い |
| SMSの機能 | ||
| 補完機能 | 代替機能 | |
| 電話（音声） | 電話によるコミュニケーションを促進 | 音声よりテキストで送った方が効果的なコミュニケーションを代替 |
| Eメール | Eメールによるコミュニケーションを促進 | 音声よりテキストで送った方が効果的なコミュニケーションを代替 |
SMSは、受信側がその場で出ないとつながらない電話とは異なり、時間を気にせずメッセージを送信できます。
受信側も都合の良いタイミングで確認できるので、スムーズにやりとりを進められるでしょう。携帯ひとつでつながることができ、受信制限などもないため、いつ、どこにいてもメッセージを確認しやすいのが特徴です。
飲食店のように多くのアルバイトを雇用しているところでは、人数が多くなればなるほど全員に電話や口頭で連絡事項を伝えることは困難となってきます。
Eメールの場合はパソコンから携帯へ一斉送信できる方法がありますが、迷惑メールと認識されたり受信側がメールを見逃したりしてしまう可能性があります。そうすると連絡事項が伝わらず、業務に支障を与えかねません。
一方でSMSの場合、従業員全員へ一斉送信を行うことができ、ほかの連絡に埋もれることがないため確実に相手に確認してもらうことが可能です。
Eメールのように制限や迷惑メールに振り分けられることもないため、到達率・認識率の向上が期待できます。勤務表や書類の提出といった情報伝達を、SMSを利用してスムーズに行うことで業務効率化にもつながります。
SMSは、緊急時の社内連絡や災害時の安否確認にも活用できます。従業員の連絡先は履歴書に記載されているかと思いますが、携帯の機種変更などに伴ってメールアドレスが変更されるケースは少なくありません。
一方でSMSは電話番号を知っていればメッセージを簡単に送信することができます。電話番号は頻繁に変更されるものではないため、緊急連絡先等に登録された電話番号を活用することで、災害などの緊急時の連絡にも役立ちます。
